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保持苗條身材——如何給Word文檔減肥

放大字體  縮小字體 發(fā)布日期:2006-06-09
 .doc格式是Word常用的文件保存格式,如果.doc格式占用了較大的磁盤空間,對(duì)文檔的使用和傳輸都是不利的。如何使自己的Word文檔保持最苗條的身材呢?不妨按下面的方法試一試,使你Word文檔的字節(jié)數(shù)降到最低的限度。

  1.將文檔另存

  在Word中打開一個(gè)“.doc”文檔,在菜單欄上選擇“文件→另存為”命令,將文件換名另存,現(xiàn)在對(duì)比一下兩個(gè)文檔,你會(huì)驚奇地發(fā)現(xiàn),換名另存后的文檔一下子減少了很多“KB”。

  還有一招也有異曲同工之妙。先在Word中打開一個(gè)“.doc”文檔,按下Ctrl+A鍵,選中全部文本,將文本拷貝到剪貼板中,然后新建一個(gè)空白文檔,將文本粘貼,最后保存。現(xiàn)在再比較一下兩個(gè)文件的大小,怎么樣,處理后的文檔苗條了不少吧。

  2.取消嵌入TrueType字體

  在文檔中嵌入TrueType字體會(huì)增加文檔的尺寸。在菜單欄上選擇“工具→選項(xiàng)”命令,把彈出的“選項(xiàng)”對(duì)話框切換到“保存”選項(xiàng)卡,如果確認(rèn)你的文檔中沒有嵌入TrueType字體,就取消“嵌入TrueType字體”復(fù)選框的選擇,如果嵌入了TrueType字體,同時(shí)選擇“只嵌入所用字符”和“不嵌入常用系統(tǒng)字體”復(fù)選框,可以只嵌入文檔中使用的字體樣式,減少了文檔的尺寸。

  3.合理插入圖片

  文檔中插入了圖片,是文檔突然膨脹的重要原因。盡量插入小尺寸的圖片,尺寸較大的圖片,可用圖形工具將其長(zhǎng)寬縮小。圖片格式最好是GIF、JPG等,少用高位真彩圖片。

  4.刪除老版本

  同一文檔中若保存了多個(gè)版本,會(huì)增加文件的尺寸。在菜單欄上選擇“文件→版本”命令,如圖4所示,在彈出的對(duì)話框中可以查看文檔是否有其它版本,如果有其它版本,可以通過把沒有保存價(jià)值的老版本刪除,以減少文檔字節(jié)。

 
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